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Que vous soyez particuliers ou professionnels, vous avez besoin de place. Documents comptables, sociaux et fiscaux, anciens dossiers clients, contrats d'assurance... La liste des archives qu'il vous faut conserver, des années durant, peut s'avérer longue !
Plusieurs sociétés proposent de l’espace pour stocker et archiver vos biens en toute sécurité.
L’archivage papier et supports sensibles comprend :
• Mise en conteneur de vos archives
• Etablissement d'un inventaire reprenant les libellés de vos dossiers
• Conservation et gestion d'archives actives sur rayonnages
• Conservation et gestion d'archives semi actives et inactives
• Consultation et restitution des archives conservées dans nos entrepôts
• Destruction confidentielle d'archives stockées chez nous
• Bandes magnétiques
• Sauvegardes informatiques
• Documents historique
• Papiers sensibles
>>> Les archives, une fois inventoriées et rangées dans des conteneurs, sont chargées dans des véhicules, puis transférées dans des entrepôts spécialisés.
L’archivage numérique comprend :
Scannérisation de documents : plusieurs solutions sont proposées pour la restitution de vos documents :
• livraison physique de vos documents
• envoi d'une télécopie
• envoi par mail
Stockage d'archives numériques / Archivage sauvegardes numériques
• sauvegardes informatiques, disquette, CD, DVD
• microformes
• bandes audiovisuelles
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Confidentialité, sécurité, protection et assurances |
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Confidentialité, sécurité, protection et assurances :
Vous pouvez confier vos données en toute sécurité : inventorié et stocké dans des entrepôts spécialement adaptés, elles bénéficieront des meilleures conditions de stockage et vous garderez la possibilité d’y accéder de façon permanente et rapide.
Confidentialité
Notre méthode d'archivage permet une totale confidentialité des archives confiées par nos clients.
• Anonymat des conteneurs archives
• Localisation aléatoire des conteneurs archives
• Secret professionnel en application de la loi 79/18 du 01/01/79 régissant
la collecte et la conservation des archives
• Procédure d'habilitation pour les consultations d'archives par les clients
• Conteneurs archives scellés à la demande
Sécurité
Les entrepôts, ainsi que les bureaux, sont équipés de détections intrusion, reliées en permanence à une société de télésurveillance. En cas de déclenchement du système de détection en dehors des heures d’ouverture, des intervenants se déplacent immédiatement sur les lieux.
Protection anti-incendie
• Tous les entrepôts bénéficient de systèmes de détections de fumée reliés 24h/24 à une société de télésurveillance.
• Les systèmes de rayonnage industriel installés, constituent un cloisonnement efficace pour éviter une éventuelle propagation du feu.
• Extincteurs installés et contrôlés.
• Salle de sauvegarde avec détection de fumée et d'extinction automatique.
Protection anti-inondation
Les archives au sol sont surélevées pour éviter tout risque d’inondation.
Assurances
• Assurance disparition ou dégradation
• Responsabilité civile
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Les durées légales de conservation des documents |
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 5 ans :
• documents relatifs au résultat fiscal de l’entreprise des 3 ou 5 dernières années en cas de déficit antérieur imputé sur une de ces trois ou cinq dernières années ou en cas d’amortissement différé.
• bulletins de paie (copie) et aux règlements et reçus pour solde de tout compte.
6 ans :
En matière commerciale :
• livres, registres et documents à compter de la dernière opération mentionnée sur ces derniers et pour tous documents en matière fiscale.
• en comptabilité des achats sur le journal des achats et de la TVA.
10 ans :
• documents et pièces justificatives de la comptabilité des commerçants.
• commandes de client, contrats de vente et contrats commerciaux
• factures d'achats, aux avoirs fournisseurs, aux acomptes ou arrhes versées ainsi qu’aux bulletins de commande.
30 ans :
• documents relatifs au titre de propriété pendant 30 ans ou plus.
Entrent également, les documents relatifs
• au conseil d’administration, au conseil de surveillance, au conseil de gérance.
• à la police de responsabilité civile, à la construction d’ouvrages
+ de 30 ans :
C’est le cas des dossiers du personnel qui doivent être conservés 90 ans après la date de naissance du salarié, ainsi que tous les documents ayant une incidence sur les droits à la retraite
illimitée :
Tous les documents relatifs à l’acquisition, à la constitution, au capital, à la liquidation ou redressement, ainsi que les documents des différents conseils et assemblées.
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